Baie klein besighede hang swaar van die eienaar af.
Jy mag kliënte vind, kwotasies stuur, die werk doen, geld bestuur, verskaffers betaal, wagwoorde stoor en elke belangrike besluit neem. As jy nie kan werk nie, selfs vir 'n kort tyd, kan die besigheid vertraag of heeltemal stop.
Niemand wil graag aan siekte, besering of familie-noodgevalle dink nie. Maar 'n eenvoudige voortsettingsplan beskerm die besigheid, jou personeel, jou kliënte en jou familie teen onnodige chaos.
Waar die besigheid op jou afhanklik is
Begin met 'n eerlike vraag: As ek nie vir twee weke kan werk nie, wat sal stop?
Die besigheid mag op jou afhanklik wees vir:
- kliëntrelasies en beloftes wat gemaak is;
- verskafferkontakte en bestelling;
- pryse en kwotasies;
- bankdienste en betalings;
- wagwoorde en stelseltoegang;
- werkinstruksies en kwaliteitsbeheer;
- personeelbesluite;
- fakturering en opvolg;
- dokumentstoor;
- besigheidsbeplanning en prioriteite.
As niemand anders weet hoe hierdie dinge werk nie, kan selfs 'n kort afwesigheid vertroue met kliënte benadeel, betalings vertraag en stres skep vir die mense om jou.
Definisie
Besigheidsvoortsetting
Besigheidsvoortsetting beteken beplanning hoe die besigheid kan aanhou bedryf, of veilig kan pouseer, wanneer iets normale werk onderbreek. Vir 'n klein besigheid begin dit dikwels met geskrewe inligting en 'n vertroude kontak.
'n Skielike hospitaalopname
Jy bedryf 'n loodgietersbesigheid en hou elke aktiewe werk in jou kop. 'n Familie-noodgeval beteken jy is tien dae onbeskikbaar.
'n Kliënt bel oor 'n lek wat jy beloof het om Dinsdag te herstel. 'n Verskaffer jaag betaling vir materiaal wat reeds afgelewer is. Jou assistent weet nie watter werk dringend is of waar die fakture gestoor is nie.
Gevolg: Kliënte voel genegeer, 'n betaling word gemis en werk stagneer, nie omdat die besigheid gefaal het nie, maar omdat die kennis net by jou geleef het.
Wat jou onbeskikbaar kan maak
Die eienaar mag onbeskikbaar wees weens:
- siekte of besering;
- familie-noodgeval;
- gestremdheid;
- reis;
- uitbrand;
- regse of persoonlike sake;
- dood.
Die lengte van afwesigheid wissel. Sommige situasies duur 'n paar dae. Ander duur weke of langer. 'n Voortsettingsplan moet nie elke moontlikheid dadelik oplos nie. Dit moet die noodsaaklikes dek wat onmiddellike skade sal veroorsaak as hulle genegeer word.
| Sonder 'n plan | Met 'n basiese plan |
|---|---|
| Aktiewe werk en beloftes is onduidelik | 'n Geskrewe lys wys wat aan die gang is |
| Niemand weet wie om te kontak nie | Sleutelkontakte en verskaffers is gedokumenteer |
| Dringende betalings mag gemis word | Maandelikse verpligtinge is gelys met datums |
| Dokumente is versprei of verlore | 'n Vertroude persoon weet waar om te soek |
Begin met 'n eenvoudige voortsettingsplan
Jy het nie 'n formele dokument wat deur 'n konsultant voorbereed is nodig nie. Jy het die inligting nodig wat iemand sal help om vir 'n kort tydperk in te staan.
Begin met wat jy reeds weet. Een bladsy is beter as 'n perfekte plan wat nooit geskryf word nie.
Kies 'n vertroude persoon
Iemand moet weet wat om te doen as jy nie beskikbaar is nie. Hierdie persoon het nie volle beheer oor alles nodig nie, maar hulle het genoeg inligting nodig om chaos te voorkom.
'n Vertroude kontak kan wees:
- 'n besighespartner of mede-eienaar;
- 'n bestuurder of senior werknemer;
- 'n vertroude familielid wat die besigheid verstaan;
- 'n professionele adviseur wat jou situasie ken.
Vertel hulle waar die voortsettingsinligting gestoor is en wat jy verwag hulle moet doen, en wat hulle nie moet doen sonder formele gesag nie.
Beskerm toegang versigtig
Voortsettingsbeplanning moet nie sekuriteit verswak nie. Moenie wagwoorde lukraak deel of bankbesonderhede agterlaat waar enigiemand dit kan vind nie.
Gebruik veilige metodes vir noodtoegang:
- stoor sensitiewe inligting in 'n beskermde lêer of wagwoordbestuurder;
- vertel 'n vertroude persoon waar inligting gehou word, nie noodwendig elke wagwoord nie;
- gebruik jou bank se formele proses vir gemagtigde ondertekenaars of noodtoegang;
- hersien toegang gereeld en verwyder dit wanneer dit nie meer nodig is nie.
Berei vir eienaarsafwesigheid voor
Bring die stukke saam op een plek, 'n fisiese lêer, 'n veilige digitale lêer of beide.
'n Beplande twee-week-pouse
Jy bestuur 'n klein salon en beplan om vir twee weke te reis. Voordat jy vertrek, skryf jy 'n een-bladsy-oordraging: aktiewe besprekings, verskafferbetaaldatums, die personeelrooster en wie kliëntklagtes hanteer.
Jy vertel jou senior stylist waar die lêer is en watter besluite sy kan neem sonder om jou te bel.
Gevolg: Die salon hou aan bedryf. Kliënte word bedien, verskaffers word betaal en jy keer terug na 'n besigheid wat nie in jou afwesigheid in stukke gevallen het nie.
'n Algemene fout
Om te veronderstel die besigheid kan sonder 'n plan pouseer as die eienaar skielik onbeskikbaar is.
Kliënte verwag steeds antwoorde. Verskaffers verwag steeds betaling. Personeel het steeds rigting nodig. 'n Besigheid wat heeltemal op een persoon se geheue afhanklik is, is kwesbaar, selfs as daardie persoon vandag gesond is.
Jou volgende stap
Skryf elke aktiewe werk, die drie mees dringende maandelikse betalings en jou vyf belangrikste besigheidskontakte neer. Stoor die lys op 'n veilige plek en vertel een vertroude persoon waar om dit te vind.
Hou aan leer
Die volgende onderwerp help jou om die dokumente te organiseer wat kliënte, verskaffers en 'n vertroude persoon tydens 'n noodgeval nodig kan hê.
Kontantreserwes en voortsettingsnotas werk die beste wanneer die dokumente daaronder vindbaar is.
Aflaaibaar
Eienaar-afwesigheid-voortsettings-kontrolelys